Vrijwilligers werven kost een bestuurder of eigenaar van een sportclub vaak veel tijd. Gelukkig zijn er veel handige tools om vrijwilligers te werven zonder daar teveel tijd aan te hoeven besteden.
Bij het werven van vrijwilligers is het handig om een lijst te hebben van alle vrijwilligers die je zoekt bij de vereniging. Doordat leden meerdere mensen op de lijst zien staan is de kans groter dat ze zich “verplicht voelen” om ook iets te doen voor de vereniging.
Taakomschrijvingen
Maak voor alle functies en taken een duidelijke taakomschrijving. Beschrijf concreet wat er in het takenpakket zit, welke taken komen structureel terug en welke zijn incidenteel of eenmalig. Probeer aan te geven hoeveel uur ongeveer nodig is voor de functie en het liefst zelfs per taak. Potentiële vrijwilligers weten vaak niet hoeveel tijd een functie in beslag neemt wat een drempel kan zijn om zich in te zetten voor de vereniging.
Maak concrete taakomschrijvingen voor vrijwilligers werven
Gebruik de volgende vragen om een concrete taakomschrijving te formuleren.
1) Wat is de beschrijving van de functie?
2) Welke taken behoren tot de functie?
3) Welke verantwoordelijkheden horen bij de functie?
4) Wat is de positie binnen de vereniging?
5) Wat moet je kunnen voor de functie?
6) Wat is de tijdsinvestering voor de functie?
Tips
Probeer taken aan meerdere vrijwilligers te koppelen. Dit versterkt de band tussen vrijwilligers en zorgt ervoor dat de tijdsbesteding meer wordt verspreid. Zo wordt vrijwilligers werven ook meteen een stuk makkelijker!
Hieronder is een voorbeeld te vinden waarmee we veel vrijwilligers gevonden hebben voor meerdere gymverenigingen. Uiteraard kun je het voorbeeld naar wens aanpassen.
Methoden vrijwilligers werven
Voor de meeste verenigingen is het werven van vrijwilligers helaas een activiteit dat regelmatig terugkomt. Het is dan ook aan te bevelen om bij de werving van vrijwilligers voor de vereniging planmatig te werk te gaan.
Hieronder is een checklist opgesteld met wervingsmethoden voor verenigingen. Aan de hand van de checklist kan een vereniging in kaart brengen welke methoden gebruikt zijn en welke passende methode nog gebruikt kan worden.
Waarderen van vrijwilligers
Vrijwilligers hechten veel waarde aan waardering van de vereniging. Vrijwilligers zetten zich immers in voor de vereniging. Inzet van een vrijwilliger is “vrijwillig” maar niet “vrijblijvend”. Als een vrijwilliger (te) veel taken krijgt, kan de vraag “waar doe ik het nog voor?” bij iemand opkomen. Door als vereniging te laten blijken dat vrijwilligers gewaardeerd worden, kan deze vraag voorkomen worden. Waardering tonen kan op veel manieren en hoeft niet altijd iets te kosten. Vaak is het gebaar van waardering belangrijker dan de manier waarop iemand gewaardeerd wordt.
Voorbeelden van waardering:
Bedankje na een activiteit
Bedankje na eind van het seizoen
Gratis training
Vrijwilligers uitje
Jaarafsluiting met het kader van de vereniging
Voortgangsgesprek
Persoonlijke aandacht binnen de vereniging
Vrijwilliger van het jaar
Vrijwilligerswervingsbrief voor vrijwilligers werven
Voorbeeldbrief met vragenlijst voor huidige leden en ouders
Een brief met een vragenlijst kan gebruikt worden om huidige leden en/of de ouders van leden te benaderen om nieuwe vrijwilligers te werven. Deze methode werkt het beste wanneer de brief en vragenlijst zowel via de mail/online verstuurd worden als hardcopy. De methode is een vrijblijvende benadering die alle leden van de vereniging kan benaderen en weinig tijd kost. Hieronder staat een voorbeeldbrief met een bijhorende vragenlijst beschreven, deze kun je aanpassen voor je eigen vereniging.
Voorbeeldbrief
LOGO VAN DE VERENIGING
PLAATS, DATUM
Geachte heer/mevrouw,
Als ouder van één van onze trouwe jeugdleden bent u al geruime tijd betrokken bij de [SPORT\.
Al onze leden dragen de [SPORT] een warm hart toe. Veel ouders zetten zich in als vrijwilliger voor [VERENIGING]. Als trainer, lid van één van de vele commissies of als bestuurslid. [VERENIGING] kan eigenlijk alleen goed functioneren bij de gratie van deze vrijwilligers.
De afgelopen jaren heeft [VERENIGING] helaas moeten vaststellen dat invulling van functies, hoe licht ook, niet eenvoudig is. Het aantal mensen welke meerdere functies bezet groeit naar een schrikbarend aantal.
[VERENIGING] tracht hierop in te spelen door zaken anders te organiseren. [VERENIGING] wilt voorkomen dat de vele goedwillende vrijwilligers overbelast worden met taken. Daarvoor zijn handen nodig, soms kleine, soms wat grotere handen. Dit kan zowel voor incidentele taken zijn als structurele. Die vele handen maken het werk licht. Tenslotte is dat ook altijd de kracht geweest waarop onze vereniging dreef en moet blijven drijven.
Bij dit schrijven treft u een vragenlijst aan, waarin u als ouder aan kunt geven óf en welke betekenis u voor [VERENIGING] zou kunnen hebben. Misschien heeft u momenteel al een vrijwilligersfunctie, dan kunt u dat aangeven, maar het zou ook zomaar kunnen zijn dat u diep in uw hart een andere vrijwilligersfunctie ambieert. Bij het inventariseren van ieders wensen kunnen wij daar dan rekening mee houden. Ons streven is om de juiste mensen op de juiste plaats te krijgen en iedereen een kans iets te kunnen betekenen voor de vereniging.
Uw gegevens zullen vertrouwelijk bewaard worden door het bestuur. Op het moment dat er binnen [VERENIGING] een vacature is, die aansluit bij uw wensen en/of vaardigheden zult u benaderd worden en zal de vacature aan u voorgelegd worden met het verzoek of er van uw kant interesse is in de betreffende functie. Dit verplicht u tot niets, maar stelt u zich eens voor dat al onze leden dankbaar zijn voor uw helpende hand. De ingevulde vragenlijst kunt u naar _________________ verzenden.
Wij hopen en vertrouwen op uw medewerking en wensen uw kind veel plezier bij [VERENIGING].
Met sportieve groet,
[VERENIGING]
Voorbeeldbrief met vragenlijst nieuwe leden en ouders
Een brief met een vragenlijst kan ook gebruikt worden voor nieuwe leden en ouders. Het is verstandig om nieuwe leden namelijk zo snel mogelijk te benaderen. Nieuwe leden zijn vaak erg fanatiek en kunnen het fijn vinden om betrokken te worden bij de vereniging. Door de vragenlijst te integreren in het inschrijfformulier worden nieuwe leden altijd benaderd voor vrijwilligerstaken. Hier kun je ook een voorbeeldbrief van vinden:
Voorbeeldbrief
PLAATS, DATUM
[LOGO VERENIGING]
Geachte heer/mevrouw,
Onlangs hebben wij uw kind mogen verwelkomen als nieuw lid bij onze vereniging, [VERENIGING], [PLAATS]. Wij hopen dat uw kind een plezierige tijd in de [SPORT] tegemoet gaat.
Om u een indruk te geven wat er zo al gebeurt bij [VERENIGING]! treft u bijgaand de meest recente editie van ons clubblad aan. Heeft u al op de website www.[VERENIGING].nl gekeken? Hier treft u informatie aan over allerlei zaken die zich binnen de vereniging afspelen: wedstrijden, trainingsgroepen, leeftijdscategorieën, uitslagen, nieuwsberichten etc.
Al onze leden dragen de sport een warm hart toe. Veel ouders zetten zich in als vrijwilliger voor [VERENIGING]. Als trainer, lid van één van de vele commissies of als bestuurslid. [VERENIGING] kan eigenlijk alleen goed functioneren bij de gratie van deze vrijwilligers.
De afgelopen jaren heeft [VERENIGING] helaas moeten vaststellen dat invulling van functies,
hoe licht ook, niet eenvoudig is. Het aantal mensen welke meerdere functies bezet groeit naar een schrikbarend aantal.
[VERENIGING] tracht hierop in te spelen door zaken anders te organiseren. [VERENIGING] wilt voorkomen dat de vele goedwillende vrijwilligers overbelast worden met taken. Daarvoor zijn handen nodig, soms kleine, soms wat grotere handen. Dit kan zowel voor incidentele taken zijn als structurele. Die vele handen maken het werk licht. Tenslotte is dat ook altijd de kracht geweest waarop onze vereniging dreef en moet blijven drijven.
Bij dit schrijven treft u een vragenlijst aan, waarin u aan kunt geven óf en welke betekenis u voor [VERENIGING] zou kunnen hebben. Misschien heeft u wel net die bestuurlijke of organisatorische kwaliteiten, heeft u vroeger zelf aan [SPORT] gedaan of lijkt het u leuk om tijdens wedstrijden van uw kind actief te zijn. Bent u nog nooit actief geweest binnen de [SPORT] Ook dat hoeft geen probleem te zijn. Er zijn altijd andere vrijwilligers bereid om u in te wijden, dan zult u zien dat er tal van vrijwilligers ingezet kunnen worden in functies waar absoluut geen kennis voor nodig is.
Uw gegevens zullen vertrouwelijk bewaard worden door het bestuur. Op het moment dat er binnen [VERENIGING] een vacature is, die aansluit bij uw wensen en/of vaardigheden zult u benaderd worden en zal de vacature aan u voorgelegd worden met het verzoek of er van uw kant interesse is in de betreffende functie. Dit verplicht u tot niets, maar stelt u zich eens voor dat al onze leden u dankbaar zijn voor uw helpende hand.
De ingevulde vragenlijst kunt u naar ____________________ verzenden. Binnen enkele weken zal de coördinator telefonisch contact met u opnemen. Ten eerste om te informeren of uw kind het naar zijn/haar zin heeft bij [VERENIGING] en of u nog vragen heeft. Ten tweede om te kijken of wij u, naar aanleiding van het door u ingevulde formulier, indien niet direct dan wel in de toekomst, als vrijwilliger bij [VERENIGING] zouden mogen verwelkomen.
Wij hopen en vertrouwen op uw medewerking en wensen uw kind veel plezier bij [VERENIGING]!
Met sportieve groet,
[VERENIGING]
Voorbeeld vragenlijst vrijwilligerstaken
Vragenlijst vrijwilligerstaken:
Zou u de volgende vragen betreft vrijwilligerstaken in willen vullen?
- Zou u of uw partner wat taken voor [VERENIGING] willen doen?
- Ja
- Nee (bij ja ga verder naar vraag 5)
- Wat voor functie bekleedt u op het gebied van vrijwilligerstaken? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
- Waar gaan uw interesses naar uit (zie overzicht taken brief) en welke functies passen bij uw ambities of huidige werksituatie (financieel, administratief, manager, eenmalige taken, etc): …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
- Wat zou voor u de maximale beschikbaarheid zijn?
- 1/2/3 avonden per week
- halve zaterdag
- 1 keer per maand
- 1x per 2 maanden
- In een vrijwilligers “invalpool”
- Anders aantal uur…………………………per…………………………………………………………………………………
- Als u voor kleinere of eenmalige taken gevraagd zou worden, zou u dan wel bereid zijn om vrijwilligerstaken te verrichten? (Denk aan helpen bij een toernooi, open dag, ect …)
- Ja……………………………………………………………………………………………………………………………………………
- Nee, wat zouden we dan moeten veranderen om u toch een (kleine) bijdrage te kunnen laten leveren? …………………………………………………………………………………………………………
- Wat is de reden dat u helemaal geen vrijwilligerstaken wilt doen?
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Algemene vragen
- Heeft u een eigen bedrijf?
- Nee.
- Ja, mogen we u benaderen voor sponsoring? Ja/ nee
- Weet u nog een andere sponsorkandidaat?
Naam: ……………………………………Telefoonnummer/emailadres…………………………………………………………
8.Wilt u nog iets kwijt over het vrijwilligerstaken binnen [VERENIGING] in het algemeen?
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
BEDANKT VOOR UW MEDEWERKING!
Vrijwilligers werven met een bel-leden campagne
Een vrijwilligers-bel-leden campagne is een tijdrovende maar zeer effectieve methode om vrijwilligers te werven. De campagne moet een ruime tijd van ten voren opgezet worden. Er zijn een aantal stappen die doorlopen moeten worden om de campagne succesvol op te zetten. In de bijlage kun je een voorbeeldvragenlijst vinden dat makkelijk gebruikt kan worden bij de campagne.
1. Een vliegende start
Om de aandacht van de leden te trekken is een vliegende start van de campagne noodzakelijk. De leden moeten weten dat er een officieel startsein is gegeven aan de vrijwilligerscampagne.
2. De bekendmaking
Als de doelgroep op de hoogte is van de campagne wordt de volgende stap gezet. Er wordt meer uitgebreide informatie verzonden naar alle leden over de campagne. Dit kan door gedaan worden door bijvoorbeeld brieven en/of e-mails te versturen naar de leden. Brieven zijn altijd nog een stuk persoonlijker en werken daardoor beter.
In het bericht moeten de volgende punten staan:
De doelstelling: het werven van vrijwilligers!
Voor de leden moet duidelijk zijn wat het doel is van de campagne. Maak kenbaar dat er veel leden zijn die al vrijwilligerstaken doen, maar dat er nog te veel leden zijn die zich nog niet inzetten voor de vereniging. Op deze manier wordt er morele druk opgevoerd.
De inhoud: welke functies/taken zijn er beschikbaar?
Geef in het bericht aan welke taken beschikbaar zijn en de beschrijvingen van de inhoud. Bekijk van ten voren of de functie/taakomschrijvingen concreet geformuleerd zijn. Daarmee voorkom je dat alle taken tijdens het persoonlijk gesprek nog moeten worden opgesomd.
Een aankondiging van een persoonlijk telefoongesprek
Geef aan wanneer de leden een telefonisch gesprek kunnen verwachten.
Aandachtspunten voor het bericht
De verzending: persoonlijk
Het bericht moet een persoonlijk karakter hebben. Richt het op naam of aan een specifieke doelgroep zoals: ouders van jeugdleden. Stel een grens op t.a.v. de leeftijd van de te benaderen leden. De grens is afhankelijk van de gezochte functies/taken.
In de gehele campagne is timing van groot belang. Stuur het bericht ongeveer één week voor het telefoongesprek. Bepaal van ten voren welke doelgroep er benaderd moet worden. De hele vereniging kost meer tijd dan enkel de leden van één van de locaties van de vereniging. Laat in je bericht weten dat wanneer een lid niet gebeld wenst te worden dit aan kan geven door een reactie te sturen op jullie bericht.
Herkenbaarheid:
Zorg ervoor dat het bericht opvalt in de brievenbus en tussen de e-mails. De opmaak en kleurstelling is van groot belang om de aandacht te trekken. Een envelop met een sticker van de vereniging trekt al snel de aandacht.
3. De belcampagne
De leden zijn nu op de hoogte van de campagne. De volgende stap is het starten van de belcampagne.
Informatie regelen
Eerst moeten de gegevens opgezocht worden. Dit kan via de ledenadministratie en eventuele service van de KNGU (digimembers). De volgende gegevens zijn van belang om te achterhalen:
- De voornaam; van belang voor persoonlijk contact.
- De achternaam.
- Het adres; voor het geval dat er meerdere leden op één adres wonen.
- De geboortedatum; om te kunnen nagaan of de leden aangesproken kunnen worden of de ouders.
- Het telefoonnummer
Deze gegevens zijn essentieel voor een effectieve belavond. Als de gegevens nog moeten worden opgezocht door de bellers, gaat dit ten koste van het aantal gesprekken die gedaan kunnen worden.
De bellers
Het telefoongesprek is het meest effectief als de beller de leden kent. Stel een belrooster op en zorg ervoor dat er meerdere mensen tegelijk bellen (het liefst op dezelfde plek), op deze manier worden veel leden in korte tijd benaderd. Het is belangrijk dat de vrijwilligers die gaan bellen gestimuleerd worden tijdens de belavond. Maak er een gezellige avond van, zorg voor afwisseling tussen de bellers, reserve bellers, administratie en catering. Zo staan de bellers er niet alleen en ontstaat er een teamverband. Het uitwisselen van de diverse reacties van de leden blijken een dankbaar onderwerp te zijn voor de bellers.
Timing van het telefonisch gesprek
De maand waarin gebeld wordt, is zeer belangrijk voor het resultaat. De maanden waarin veel vrije dagen vallen, zoals de zomermaanden, december maand, februari en mei zijn ongeschikte maanden om te bellen.
De vragenlijst
De samenstelling van de vragenlijst is essentieel voor de bellers. De vragen en onderwerpen moeten eenduidig te registreren zijn. Gesloten vragen (vragen die met ‘ja’ of met ‘nee’ zijn te beantwoorden) kunnen beter gebruikt worden dan open vragen.
Registratie vrijwilligers werven
Gebruik de vragenlijst ook als antwoordformulier om de antwoorden makkelijk te registeren.
Vragen- en registratieformulier belcampagne vrijwilligers werven
Goedenavond, wij bellen in het kader van de vrijwilligersactie “vrijwilligers bellen leden”
- Heeft u het bericht via de e-mails/post ontvangen? JA/NEE
Mogen we u een aantal vragen stellen betreft vrijwilligerstaken voor (naam vereniging)?
- Doet u al vrijwilligerstaken? NEE (ga verder met vraag 7) JA. Wat doet u?………………………………………..
- Vindt u het leuk om te doen? Waarderen met rapportcijfer 0-10? …………
- Wat vindt u vooral leuk aan vrijwilligerstaken? ………………………………………………………………………………
- Wat is voor u de maximale inzet? 1/2/3 avonden per week/halve zaterdag/1x per maand/1x per 2
maanden/anders ………………………………………………………………………………………………………………………….
- Zou u ook nog meer willen doen? JA/NEE Of misschien iets anders? JA/NEE Wat? ……………………….
U doet momenteel geen vrijwilligerstaken
- Zou u of uw partner wel wat voor de vereniging willen doen? NEE /JA (bij JA ga naar vraag 14)
- Als u minder vaak en voor kleine taken gevraagd zou worden wilt u dan wel? NEE/JA (bij JA ga
naar vraag 14)
- Of misschien alleen voor incidentele oproep of invalklussen? NEE/JA, bij JA ga naar vraag 14)
- De allerkleinste taak is ……………………………………………… (…….aantal keer per jaar……. aantal uur)
Is dat iets voor u?? JA/NEE
- Wat zouden we moeten veranderen om u toch een (kleine) bijdrage te kunnen laten leveren?
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
- Wilt u ons vertellen wat de reden is om helemaal geen vrijwilligerswerk te doen? NEE/JA
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Alleen bij bereidheid
- Wat hebben we te bieden? (zie kaart met functies)
O Losse taken ………………………………………………………………………………….) JA/NEE contactpersoon: ________
O Bestuurswerk ……………………………………………………………………………….) JA/NEE contactpersoon: ________
O Taken rondom selectie ………………………………………………………………….) JA/NEE contactpersoon: ________
O Klussen/evenementen …………………………………………………………………..) JA/NEE contactpersoon: ________
O Oproepkader voor incidentele/inval klussen……………………………………..) JA/NEE contactpersoon: ________
Etc.
- Wat is voor u de maximale inzet? 1/2/3 avonden per week/halve zaterdag/1x per maand/1x per 2 maanden/anders ………………………………………………………………………………………………………………………….
Algemene vragen
- Heeft u een bedrijf? NEE/JA Mogen we u benaderen voor sponsoring? JA/NEE
- Weet u nog een andere sponsorkandidaat? Naam……………………………………………………………………….
- Wilt u lid worden van:
O (bijvoorbeeld; de supportersvereniging €…………..) JA/NEE
Aankruisen (wij bellen terug met extra informatie)
- Wilt u nog iets kwijt over het vrijwilligerswerk in het algemeen?
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
- Mogen wij uw e-mailadres gebruiken? NEE/JA Noteren……………………………………………
Bij bereidheid als vrijwilliger. Hartelijk dank voor het gesprek. Er zal binnen een week contact met u opgenomen worden om samen met u te kijken naar passende vrijwilligerstaken.
Bedankt voor uw medewerking
NB Omcirkel wat van toepassing
4. Vervolgacties
- Follow-up; het is van belang er binnen één week contact opgenomen wordt met de geïnteresseerde leden voor een vervolgafspraak.
- Bedank en beloon de inzet van de vrijwilligers die betrokken waren bij de belavond
In de praktijk hebben we veel effectieve belavonden meegemaakt. Helaas zijn er verenigingen die na een succesvolle belavond te lang de tijd hebben genomen om de vervolgacties uit te voeren, waardoor de enthousiasme bij de vrijwilligers verdwenen is. Dat is zonde, doorpakken is dus de belangrijkste stap bij de campagne!
Het is één van de meest effectieve campagnes die er bestaat om vrijwilligers te werven, je zult verstelt staan van het resultaat.
Het is voor verenigingen ook mogelijk om inschrijfformulieren en bijbehorende vragenlijsten te digitaliseren en te automatiseren. Kun je hier hulp bij gebruiken? Laat het Verenigings Tools weten, wij helpen je graag op weg! Contact opnemen.
