Praktische tools voor bestuursleden en eigenaren van sportclubs
17 september 2020 

Praktische tools voor bestuursleden en eigenaren van sportclubs

Het is als bestuurslid zonde om het wiel opnieuw uit te vinden. Soms is het prettig als iemand je op weg kan helpen. In dit artikel laten wij een aantal aangeraden tools & software zien die de taken van een bestuurders of eigenaar van een sportvereniging/sportclub een stuk makkelijker kunnen maken.

Automatisering-tools-sportclubs-bestuursleden

Spond-app

Spond kan een handige gratis tools zijn voor trainers en bestuursleden. Spond is een oplossing voor het organiseren van sportgroepen/activiteiten. Bij Spond heb je alle communicatie tussen trainers, sporters en ouders op één plek. Ook kan dit gebruikt worden om Sponsorgroepen op te zetten. Spond heeft ook een aantal handige betaalmogelijkheden voor groepen.

Whatsapp verzendlijsten

Tegenwoordig heeft bijna iedereen Whatsapp. Voor sommige verenigingen kan het handig zijn om met Whatsapp verzendlijsten te werken. Met de verzendlijst-functie kan je een bericht versturen naar meerdere contacten tegelijkertijd. Verzendlijsten zijn opgeslagen lijsten van ontvangers naar wie je snel een zendbericht kan toesturen zonder dat je ze iedere keer opnieuw hoeft te selecteren. Zo kun je bijvoorbeeld ook gemakkelijk inzamelacties promoten en extra informatie versturen.

Community platform

Een community platform kan erg handig zijn als je enerzijds meer binding wilt creëren tussen alle leden van de vereniging en anderzijds meer informatie aan (nieuwe) leden wilt kunnen geven.

Het is bijvoorbeeld handig om een e-learning module aan te maken voor nieuwe leden waarin je ze toegang geeft tot een kennismakingsmodule met alle regels van de vereniging. Of een module voor nieuwe trainers die voor het eerst bij jullie komen lesgeven. Zo heb je direct een goede start.

Eigen community

Met een eigen community zorg je voor meer binding bij de leden. Des te meer binding iemand heeft met een vereniging des te langer hij/zij bij de vereniging blijft. Daarnaast heeft het als extra voordeel dat communityleden elkaar ondersteunen. Leden beantwoorden vaak vragen van elkaar en zo krijg jij het als bestuurslid/ trainer weer een stukje rustiger!

Vrijwilligers vinden tips

Wil je een mooi en gemakkelijk werkend platform hebben voor je eigen vereniging (zonder technische kennis)? Dan raden wij zeker Huddle aan. Hiermee kun je een eigen ledensite met online programma (e-learning) in elkaar zetten en kun je de leden met elkaar verbinden met een forum community. Ook kun je de leden er een handige app functie bij aanbieden. Wij hebben de afgelopen jaren veel verschillende platformen gebruikt en getest en zijn blij dat we eindelijk ons ideale platform hebben gevonden.

Via deze link kun je een 14 dagen gratis proefperiode aanvragen om je eigen ledensite & e-learning te maken.

Kun je hierbij hulp gebruiken? Laat het Vereniging Tools weten, we kijken graag met je mee om je op weg te helpen.

Webshop / Lidmaatschappen

In sommige gevallen is het als vereniging handig om een webshop te hebben naast je website en ledenadministratie systeem.

Met een webshop kan je gemakkelijk producten aan leden verkopen. Bijvoorbeeld als je clubkleding aan de leden wilt verkopen. Ook kun je een webshop gebruiken om bijvoorbeeld online loten te verkopen of een veiling te houden. Een handig gratis systeem om dit op te zetten is Ecwid (gratis tot 10 aangeboden producten). Als je meer producten aan wilt bieden dan is Ecwid ook een stuk goedkoper dan de meeste alternatieven. De webshop kan gekoppeld worden aan je huidige website of als aparte website. Daarnaast heeft het als één van de weinige gratis webshops iDeal integratie. iDeal is echt een must in Nederland. Ook kan dit gebruikt worden om betalingen voor evenementen (zoals een kamp) te incasseren, zonder de kosten bij het gebruik van bijvoorbeeld Eventbride.

Automatisering-tools-sportclubs-bestuursleden-webshop

Plug&Pay

Wil je echt betere conversies maken (meer verkopen/leden aantrekken) dan is Plug&Pay één van de beste programma`s met iDeal integratie.

Met Plug&Pay zet je in een handomdraai de meest effectieve betaalpagina's en lidmaatschappen op. Via deze link kun je Plug&Pay proberen.

Wil je weten hoe je ervoor kan zorgen dat meer leden zich aanmelden via je aanmeldpagina van de vereniging? Dan is dit gratis e-book met tips zeker een aanrader om te lezen!

Er zijn een hoop verenigingen die nog geen gebruik maken van automatische incasso`s. Soms zijn de kosten hiervoor iets hoger, echter kan het automatiseren van de betalingen enorm veel tijd schelen. Vaak kun je dit via je eigen bank regelen of bijvoorbeeld via Digimembers. Een online alternatief is GoCardless dat erg prettig werkt. Met een online link heb je zo een (extra) automatische incasso aangemaakt. www.gocardless.com

Plug&Pay is een stuk veelzijdiger software voor lidmaatschappen dan GoCardless maar is helaas niet gratis. Zeker wanneer je af en toe lidmaatschappen moet aanpassen werkt het een stuk prettiger. Via deze link kun je daar meer info over vinden.

Betaalverzoeken

Tikkies en betaalverzoeken zijn tegenwoordig steeds meer in opkomst. Voor verenigingen is dit prettig wanneer ze extra bedragen ontvangen van leden. Bijvoorbeeld bij een inzamelingsactie. Het is voor trainers prettiger doordat ze niet steeds met cash geld rond hoeven te lopen. De meeste banken hebben tegenwoordig een app waarmee je betaalverzoeken kunt verzenden.

Voor mensen is het accepteren van betaalverzoeken veel gemakkelijker dan het overmaken van bedragen waarbij ze eerst een rekeningnummer moeten op zoeken en invoeren. Hierdoor heb je meer zekerheid dat je de bedragen binnen krijgt.

De app “tikkie” kun je ook gebruiken om betaalverzoeken te sturen. Dit heeft onder andere een koppeling met “Whatsapp” netzoals de apps van de meeste banken.

E-mailsysteem en autoresponder tools

Een mailsysteem kan helpen met het gemakkelijk verzenden naar een volledige lijst. Daarnaast is het mogelijk om automatische campagnes te draaien. Vaak heeft e-mailsoftware betere opties om automatiseringen aan te maken dan ledenadministratie software. Het kan dus slim zijn om een e-mailsoftware te gebruiken naast de huidige ledenadministratie software.

Mailchimp

Mailchimp heeft een gratis versie dat prima werkt. Meer info >>>

Het sturen van geautomatiseerde berichten is helaas niet gratis.

Mailblue

Als je echt aan de slag wilt met automatiseringen raden wij Mailblue aan. Dit werkt een stuk overzichtelijker en gemakkelijker dan Mailchimp. Daarnaast is het volledige programma in het Nederlands.

Via deze link kun je Mailblue 14 dagen gratis proberen om geautomatiseerde mailings te sturen. 14 dagen proefaccount >>

Met ons Kickstart lidmaatschap begeleiden wij sportclubs hoe ze het beste geautomatiseerde campagnes kunnen gebruiken om de taken van bestuursleden makkelijker te maken en geautomatiseerd nieuwe leden kunnen werven.

Social Media inplannen

Voor een vereniging kan het erg fijn zijn om Social Media berichten in te plannen. Je kunt verschillende programma`s gebruiken om dit in te plannen.

Hootsuite

Een prettig programma om berichten voor Social Media vooruit in te plannen. De berichten kunnen ook tegelijk op meerdere Social Media kanalen gedeeld worden. Met de gratis versie kun je maximaal 30 berichten tegelijk inplannen op twee platformen. In een paar uur heb je zo een maand vol met Social Media posts bedacht en ingepland. Op de manier kun je van ten voren een inzamelactie uitwerken en meteen de gehele Social Media campagne inplannen. Hootsuite promoot de gratis versie tegenwoordig niet zoveel meer, maar via deze link kun je de gratis versie nog vinden: gratis Hootsuite versie.

Online trainingen / webinars tools

Tegenwoordig zie je dat steeds meer sportverenigingen die ook online extra turntrainingen aanbieden. Zeker ter vervanging van lessen die niet doorgaan.

Omdat ouders van leden het tegenwoordig steeds drukker hebben kan het nuttig zijn om fysieke bijeenkomsten zoals een algemene ledenvergadering of info avond via een online training/webinar te geven. Het voordeel van een webinar is dat iedereen het thuis op de bank kan volgen. Daarnaast kan het webinar ook automatisch opgenomen worden waardoor je de info altijd kunt doorsturen naar nieuwe leden of leden die het webinar niet hebben gevolgd. Je hoeft het dan maar één keer op te nemen en kan het vaker gebruiken.

Automatisering-tools-sportclubs-bestuursleden

Zoom

ZOOM is een prima programma om gratis online trainingen te geven. Het nadeel van ZOOM is dat deelnemers hier een app voor moeten downloaden (waardoor er meestal minder mensen deelnemen) en het niet altijd even gebruiksvriendelijk werkt, voor zowel de presentator als de gebruiker. Wil je alleen schermopnames maken dan is LOOM een fijn en gratis programma.

Zelf hebben we erg lang gezocht (en getest) naar goede software om online trainingen te kunnen geven en op te nemen. Wij hebben de beste ervaringen met Demio. Leden kunnen via een link rechtstreeks de online training volgen en het wordt automatisch opgenomen. Via deze link kun je meer info over Demio vinden.

Afbeeldingen en icoontjes maken

Wil je zelf je afbeeldingen maken of bewerken om te gebruiken op Social Media of voor op de website? Hieronder een aantal handige online tools die wij zelf met regelmaat gebruiken:

Canva.com

Met Canva kan iedereen super simpel een afbeelding maken of bewerken. Ze hebben een super duidelijke tutorial waardoor je zelf in korte tijd je afbeeldingen eenvoudig kunt aanpassen. Daarnaast is Canva gratis. Ze hebben ook een hoop gratis afbeeldingen en je kunt veel afbeeldingen voor een euro per stuk aanschaffen. Soms is het verstandig om dit aan te schaffen om te voorkomen dat je auteursclaims krijgt van andere organisaties voor het gebruiken van andermans foto`s. Nog nooit Canva gezien? Zeker een aanrader om eens te bekijken!

Pixlr.com

De webversie van Pixlr.com zorgt ervoor dat je een basisvariant van Photoshop kunt gebruiken waar je ook bent. Een afbeelding maken met meerdere lagen of een aantal afbeeldingen samenvoegen is met deze tool snel gedaan (ervaring met een grafisch programma is hier wel bij aangeraden)

Icoontjes

Op zoek naar icoontjes voor de website? Gebruik dan Flaticon.com, een database vol icoontjes die je voor jezelf kan downloaden. Eventueel kun je er ook professionele icon packs kopen. Strakke icoontjes geven je website veel meer uniformiteit en straalt meer professionaliteit uit.

Tools om afbeeldingen en logo`s te laten maken

Op Fiverr kun je met een beperkt budget verschillende afbeeldingen laten maken. De kwaliteit is erg afhankelijk van de freelancer. Maar voor een vereniging die geen grote investeringen wil doen in een grafisch designer is fiverr vaak een perfect alternatief!

Vanaf 5 euro kun je al een mooi logo of een afbeelding laten maken. Ook voor (meerdere) Social Media afbeeldingen is Fiverr erg geschikt.

(Zelf) gratis website bouwen voor sportclubs

Als vereniging is het van essentieel belang dat je een (goede) website hebt. Een website zorgt ervoor dat je beter gevonden kunt worden door nieuwe potentiële leden. Daarnaast is de website één van de allereerste momenten dat potentiële leden in aanraking komen met je vereniging. Je wilt dus direct een eerste goede indruk geven aan de bezoekers van je website.

Een professionele website toont autoriteit en vertrouwen aan bezoekers. Vaak denken we hier als bestuurslid van de vereniging weinig over na. Maar stel je eens voor wat een ouder van een kind denkt als hij/zij op een (slechte) website van een vereniging komt. “Kan ik deze vereniging wel mijn kind toe vertrouwen??”.

Tegenwoordig zijn er veel opties voor verenigingen om tegen een lage prijs en redelijk gemakkelijk een website op te zetten.

Gratis Weebly site

Met Weebly kun je gemakkelijk zelf een gratis website bouwen met beperkte features dat voor een basis website prima voldoet. Wil je wat meer features? Dan kun je tegen lage kosten een betaald pakken nemen. Via deze link kun je 10% korting krijgen op Weebly >>

Het nadeel van webbouwers zoals Weebly is dat ze over het algemeen minder goed vindbaar zijn op Google. Niet helemaal optimaal als je ook nieuwe leden wilt werven dus.

Betaalde website

De allerbeste resultaten voor websites hebben wij gezien met de Phoenixsite software. Het is een stuk duurder maar als je bereid bent om in professionaliteit en vindbaarheid te investeren is het het zeker waard!

Dit online programma werkt net zo makkelijk als met Weebly, alleen wordt de vindbaarheid op Google nog eens extra geboost en kun je zelf veel strakkere webpagina`s maken. Ook zijn er veel meer mogelijkheden in de webboulder. Met Vereniging tools zijn we ook eerst gestart met een Weebly site en later overgestapt naar een Phoenixsite. Binnen enkele weken stonden we bovenaan in Google. Als je veel moet concurreren met andere verenigingen in de omgeving is het zeker de moeite waard om Phoenix te proberen. Via deze link kun je meer over Phoenixsite vinden en een 14-dagen gratis trial proberen >>>

Website optimalisatie tools

Als vereniging is het belangrijk om vindbaar te zijn op het internet. Je wilt natuurlijk dat wanneer een potentieel lid, vrijwilliger of trainer op zoek is naar een turnvereniging dat hij/zij bij de website van jullie vereniging uitkomt.

Om vindbaar te zijn op het internet is het belangrijk om met de vereniging bovenaan in de zoekresultaten te komen van zoekmachines. Google is de grootste zoekmachine.

Om hoger in Google te kunnen komen moet een website goed geoptimaliseerd zijn. Dit wordt ook wel SEO (Search Engine Optimalisation) genoemd. Google eist namelijk meer en meer dat je website gebruiksvriendelijk en toegankelijk is voor de bezoekers op je website.

Helaas zijn er maar weinig verenigingen die hun website echt goed op orde hebben. Dat geeft jullie vereniging mooi de mogelijkheid om op het internet makkelijk boven de andere buurtverenigingen uit te steken.

Er zijn tools die je kunt helpen om de website van de vereniging te optimaliseren.

Contentking

Contentking is een handige tool die je website realtime monitort. Het laat precies zien welke zaken je op je website moet aanpassen om hoger in Google te komen. Contentking heeft ene 14-dagen gratis trial om je website te checken en aanpassingen te maken. Hierna wordt het lidmaatschap niet automatisch verlengd.

Pingdom Tools

Gebruik de gratis tool van Pingdom om te testen hoe snel de website van jullie vereniging is: tools.pingdom.com

Bij voorkeur ligt dit tussen de 1-2 sec. Bij een laadtijd langer dan 3 verlaten veel bezoekers een website.

Tip: Je kunt dit versnellen door enkele delen van de website uit te schakelen zoals plug-ins die niet gebruikt worden of bepaalde animaties. Hierbij werkt vaak: minder = meer snelheid.

Kun je meer tips gebruiken voor het optimaliseren van je website? Stel je vraag vooral in de community. Vereniging tools heeft hier de afgelopen jaren veel ervaring in opgedaan en helpt je graag!

Website optimalisatie tools (Heatmaps) voor sportclubs

Met de website van de vereniging wil je natuurlijk zoveel mogelijk nieuwe leden binnenhalen. De website is het visitekaartje van de club.Daarom is het belangrijk om je websitebezoekers en het gedrag van deze bezoekers te leren kennen. Naar welke informatie zijn ze op zoek? Waar wordt weinig of juist veel geklikt? Door een heatmap te gebruiken krijg je inzicht van het gedrag van bezoekers op je website.

Een heatmap (ook wel een warmtebeeld genoemd) laat zien waar bezoekers (potentiële leden) van een website hun blik allemaal op werpen. De heatmap laat niet alleen zien waar een bezoeker naar kijkt maar ook voor hoelang. Hoe warmer/roder de plek op de website hoe langer de bezoeker hiernaar heeft gekeken.

Verschillende soorten heat mappen

Er bestaan 3 verschillende soorten heat mappen:

Scrollmap

Een Scrollmap is een map laat zien hoe de bezoekers scrollen op je website. Het laat bijvoorbeeld ook zien hoeveel procent daadwerkelijk tot het einde van de je pagina gaat.

Clickmap

Deze clickmaps weergeven niet het scrollen, maar de clicks. Op deze heatmaps kun je dus zien hoeveel mensen daadwerkelijk op elementen klikken en hoeveel conversie er plaatsvindt.

Movemap

De Movemap laat zien waar de bezoeker haar muis allemaal naar toe heeft bewogen. De Movemap is een erg betrouwbare methode om de focus van de bezoeker vast te leggen.

Om dit op de website van de vereniging toe te passen kun je de software Hotjar gebruiken. Er is een gratis basis versie beschikbaar waarmee je voldoende data op kunt halen om de website van de vereniging te verbeteren. Bekijk hier meer info over Hotjar via deze link >>>

Alle informatie vanuit Hotjar wordt anoniem opgeslagen en voldoet daarmee aan de normen van de AVG-wet.

Verenigingsondersteuning

Heb je behoefte om even te sparren met een verenigingsadviseur? Als kickstart lid heb je onbeperkt toegang tot advies van Vereniging Tools. Je kunt hiervoor Paul Verheul, verenigingsadviseur van Vereniging Tools benaderen, hij helpt je graag! Paul heeft inmiddels bij verschillende gemeenten honderden sportverenigingen gecoacht.

Over de schrijver
Mijn naam is Paul Verheul. Ik ben inmiddels al zo`n 10 jaar actief als verenigingsadviseur. Na mijn ALO opleiding tot gymdocent heb ik de opleiding verenigingsontwikkelaar gevolgd. Daarnaast heb ik een enorme passie voor marketing wat ik gebruik om sportverenigingen te coachen om vernieuwende & automatiseerbare manieren toe te passen om trainers, leden, sponsoren en vrijwilligers te werven.
Reactie plaatsen